Steuerberater · Mandanten klar informieren
Zwischen Januar und März explodiert das Anrufaufkommen: Belegfristen, Rückfragen zum Jahresabschluss, Mandanten mit dem Finanzamt im Nacken. Eine klare Ansage kanalisiert das — Rückruf-Zeiten, Portal-Upload, Beleg-Abgabe. Ihr Team arbeitet konzentriert an den Fällen statt ständig ans Telefon zu gehen.
„Rückrufe täglich zwischen 16 und 17 Uhr" — statt „wir melden uns". Mandanten wissen, wann sie erreichbar sein müssen, und Ihr Team kann blockweise telefonieren statt ständig unterbrochen zu werden.
Statt Telefonat: Upload im Mandantenportal, E-Mail-Adresse oder Briefkasten am Eingang. Die Ansage lenkt die Anfrage dahin, wo sie am effizientesten bearbeitet wird.
DATEV, Addison, stotax: Viele Mandanten nutzen das Portal noch nicht aktiv. Die Ansage ist ein natürlicher Moment, daran zu erinnern und damit Folge-Anrufe zu vermeiden.
Von Januar bis März eigene Ansage: Hinweis auf verlängerte Bearbeitungszeit, ruhigerer Ton. Mandanten verstehen das — niemand erwartet im Februar sofortige Rückmeldung.
Wenn Mandanten ihren festen Sachbearbeiter kennen: Hinweis auf direkte Durchwahl spart Rücksortierung in der Kanzlei und Mandanten schätzen den persönlichen Kontakt.
„Andrea" oder „Clara" — ruhig, sachlich, ohne werblichen Einschlag. Für Kanzleien passend: Kompetenz signalisieren, nicht verkaufen. Es geht um Vertrauen, nicht um Conversion.
Für den laufenden Betrieb außerhalb der Telefonzeiten.
Für die Hochphase zwischen Januar und März.
Mit Verweis auf vertretende Kanzlei und Fristenhinweis.
Lenkt Dokumenten-Fragen aufs Portal um.
Ihre Kanzlei-Ansage in 5 Minuten. Ab 59 €, als MP3.